GESTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1.Consentement à la collecte de renseignements
Nous recueillons et conservons seulement les renseignements personnels nécessaires pour vous offrir des services professionnels et de haute qualité. La nature des renseignements personnels que nous recueillons diffère selon les services que nous vous fournissons et les exigences légales auxquelles nous devons nous conformer.

En faisant affaire avec Services financiers Chantal Vachon inc. vous acceptez que nous recueillions, utilisions, communiquions et conservions vos renseignements personnels nécessaires à notre prestation de services. Sans ce consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de fournir le produit ou le service demandé.

2.Collecte de renseignements
Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels de différentes manières, notamment :

• Directement auprès de vous.

• Lors de l’utilisation de nos produits et services.

• Auprès d’un tiers avec votre consentement.

• Via des témoins de connexion (cookies), lorsque vous consultez notre site web

3.Utilisation de vos renseignements
Les renseignements recueillis ont pour but de vous offrir une prestation de service au quotidien et de remplir nos obligations légales. Par exemple, vos renseignements personnels nous permettent de :

• Vérifier votre identité

• De vous contacter et maintenir votre dossier à jour

• Comprendre vos besoins et votre profil d’investisseur pour vous conseiller

• Analyser et/ou administrer vos produits financiers

• Traiter vos demandes de transactions en épargne (achat, rachat, modification, transfert)

• Traiter vos demandes d’assurance (souscription, administration, réclamation)

• Détecter, prévenir et vous protéger en cas de situation vulnérable en lien avec nos liens d’affaires

• Détecter, prévenir et contenir la fraude

• Respecter nos obligations légales et des autorités réglementaires (code de déontologie, AMF, etc.)

• Etc.

Vous pouvez également consentir à ce que nous utilisions vos renseignements personnels pour vous faire part de nos produits, services et évènements qui pourraient vous intéresser.

4.Mesures de sécurité et de confidentialité
La sécurité et la confidentialité de vos renseignements font partie de nos priorités. Nos employés, conseillers et autres intervenants avec lesquels vos renseignements peuvent être partagés avec votre consentement sont tenus de se conformer à des règles strictes en matière de sécurité et de confidentialité des renseignements personnels.

La personne responsable de la protection des renseignements au sein du cabinet Services financiers Chantal Vachon inc est appuyée par un responsable de la conformité et d’un responsable de la sécurité informatique afin d’assurer une gestion efficace de sa politique en matière de sécurité et confidentialité et contrôler l’accès à vos renseignements.

Voici quelques mesures en place pour contrôler l’accès et l’utilisation de vos renseignements personnels :

• Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies, à moins d’un consentement de votre part.

• Seules les personnes qui ont besoin d’avoir accès à vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent y accéder.

• Lors de déplacement, nos employés et conseillers doivent prendre des mesures raisonnables afin de prévenir le vol ou la perte de documents.

• Nous formons nos employés et nos conseillers pour qu’ils traitent vos renseignements personnels avec rigueur, selon les meilleures pratiques de gestion.

• Nous révisons régulièrement les droits d’accès des employés et conseillers selon leur rôle et responsabilité.

• Nos employés et conseillers sont liés par des accords de confidentialités stricts et une violation de cet accord entraînerait leur licenciement.

• Nos plateformes et systèmes informatiques sont protégés en permanence par des outils et des environnements technologiques à la fine pointe.

• Nos fournisseurs se soumettent aux mêmes mesures de sécurité et de confidentialité physique, technologiques et administratives.

5.Communication de vos renseignements
Nos employés et conseillers sont soumis à l’obligation du secret professionnel et sont autorisés à communiquer vos renseignements qu’avec vous à moins d’avoir consenti à ce que vos renseignements soient partagés avec une tierce partie dans un but précis.

6.Conservation de vos renseignements
Les renseignements personnels que nous détenons et qui nous sont nécessaires dans le cadre de nos fonctions sont conservés pendant une durée minimale de sept ans après la fin de la relation d’affaires.

Ces informations sont conservées électroniquement et des mesures de sécurité ont été mises en place afin d’en assurer la sécurité et la conservation. Par exemple, identification au moyen de mots de passe, installation de pare-feu, d’antivirus et de copie de sauvegarde.

7.Droits à l’égard des renseignements personnels
Vous avez des droits à l’égard des renseignements personnels que nous détenons sur vous et vous pouvez les exercer en tout temps. Les droits applicables sont :

• Le droit d’accès à l’information qui vise à vous permettre de consulter vos renseignements ou d’en demander une copie.

• Le droit à la rectification qui vise à vous permettre de faire rectifier ou corriger un renseignement personnel inexact, incomplet ou ambigu.

• Le droit à la désindexation qui vise à vous permettre de demander de cesser la diffusion de vos renseignements personnels ou de désindexer de nos sites web tout hyperlien rattaché à votre nom permettant d’accéder à vos renseignements personnels par un moyen technologique.

Les demandes d’accès à l’information, de rectification ou de désindexation doivent être faites par écrit et transmises à notre responsable. Les demandes seront traitées dans un délai de 30 jours suivants la réception de la demande à nos bureaux.

8.Destruction et anonymisation des renseignements personnels
Tous les renseignements personnels que nous détenons et dont la durée de conservation est arrivée à terme (sept ans après la fin de la relation d’affaires) sont supprimés ou anonymisés de façon irréversible et ce, conformément aux meilleures pratiques.

PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES
Nos employés et conseillers peuvent répondre à vos questions et préoccupations en ce qui concerne la protection de vos renseignements.

Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements. Nous prendrons le temps de voir avec vous comment régler la situation.

Si vous estimez que nous avons faillis à nos obligations ou que des mesures raisonnables n’ont pas été mise en place pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels, vous pouvez déposer une plainte soit auprès de notre responsable à l’interne ou auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

MISE À JOUR DE NOTRE POLITIQUE
Nous mettons régulièrement à jour nos pratiques en matière de protection des renseignements pour tenir compte de l’évolution des lois et règlements. Nous vous informerons sur notre site web de toute modification importante à cette politique.

Date de révision : 01-03-2024